FRAIS ENGAGES PAR LES BENEVOLES DES ASSOCIATIONS SPORTIVES

I ) Conditions d'application de la mesure :

§ Les frais doivent être réellement engagés dans le cadre d'une activité exercée en vue strictement de la réalisation de l'objet social de l'association, en l'absence de toute contrepartie pour le bénévole.

§ Les frais doivent être dûment justifiés.

Pour le calcul des frais l'association peut appliquer soit le système des frais réels sur production de justificatifs, soit le barème de l'administration fiscale:

- système de frais réels : le bénévole devra fournir à l'association le justificatif (billet de train, factures correspondant à l'achat de biens ou au paiement de prestation de services acquitté par le bénévole pour le compte de l'association, détail de nombre de km parcourus avec son véhicule personnel pour exercer son activité de bénévole, notes d'essences, justificatifs de péages, …), qui doit précisément mentionner l'objet de la dépense ou du déplacement.

- Frais réels et barème fiscal : Remboursement des frais kilométriques
La procédure est la même que dans le premier cas, sauf pour les automobiles, vélomoteurs, scooters ou motos, ou là, il y a possibilité d'appliquer le barême fiscal en vigueur. (barèmes 2005, année 2004)

Attention : la photocopie de la carte grise du véhicule utilisé doit être jointe à la note de frais.

II ) Les bénévoles peuvent choisir d'être défrayés ou pas des dépenses engagées pour le compte de l'association sportive. Selon leur choix, ils peuvent bénéficier des allégements fiscaux.

" Première hypothèse : les frais engagés par les bénévoles sont remboursés"

Les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements de frais qui leur sont versés par les associations dans la mesure où les sommes perçues correspondent à des dépenses réellement engagées. A ce titre, ils n'ont aucune déclaration à faire auprès des services fiscaux.

L'association est autorisée à ne pas déclarer non plus les remboursements de frais sur l'état annuel des honoraires, dès lors que leur montant correspond à des dépenses dont l'administration peut vérifier le caractère normal auprès de l'association versante et dont la justification (quant au motif de déplacement et à la réalité de la dépense) semble facile à démontrer.

A cet effet, l'association doit conserver les pièces justificatives de la réalité des dépenses. Il est conseillé de conserver les factures justificatives pendant quatre ans (année de la dépense et les trois années suivantes, délai correspondant à la période de prescription en matière de cotisations de sécurité sociale sur salaires et au délai de reprise de l'Urssaf et de l'administration fiscale).

Or, si les remboursements de frais sont insuffisamment justifiés ou apparaissent excessifs, la fraction qui présente le caractère d'une véritable rémunération devient imposable au nom des bénéficiaires au titre des revenus non commerciaux.

" Deuxième hypothèse : les frais engagés par les bénévoles ne sont pas remboursés"

Les dirigeants ou autres collaborateurs d'une association sportive peuvent choisir à ne pas être remboursés pour les frais engagés dans le cadre de leur mission de bénévole.

Dans cette situation et pour les frais qu'ils engagent personnellement dans le cadre de leur activité associative, ils peuvent bénéficier de la réduction d'impôt sur le revenu afférente aux dons. Cette réduction est égale à 60% du montant de frais engagés, dans la limite de 20% du revenu imposable.

" Le bénévole doit renoncer expressément au remboursement des frais engagés dans le cadre de son activité bénévole. Cette renonciation peut prendre la forme d'une mention explicite rédigée par le bénévole sur la note de frais telle que : " Je soussigné (nom et prénom de l'intéressé) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don ".

" L'organisme doit conserver à l'appui de ses comptes la déclaration d'abandon ainsi que les pièces justificatives correspondant aux frais engagés par le bénévole ;

Le bénévole devra joindre à la déclaration des revenus un reçu dûment établi par l'association bénéficiaire (voir modèle proposé par l'administration)."

Conseil pratique concernant les frais de déplacements : il est conseillé à l'association de tenir soigneusement un registre mensuel des frais de déplacements non remboursés aux bénévoles qui précisera la date, l'objet, le lieu du déplacement et le nombre de Kms. Pour le calcul elle appliquera soit le système de frais réels sur production des justificatifs, soit le barème de l'administration fiscale. Dans les deux hypothèses et à chaque fin du mois, le bénévole sera amené à renoncer explicitement et par écrit au remboursement des frais en signant le récapitulatif de déplacements.

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